การบันทึกการชำระค่าใช้จ่าย (Payment)

Ace Hotel System

วิธีการทำการชำระค่าใช้จ่ายในระบบ ทั้งผ่านเรียกเก็บผ่านบัตรและการชำระด้วยเงินสด

ในส่วนการทำการชำระเงิน จะแบ่งได้เป็นการทำชำระแบบออนไลน์ และออฟไลน์ ดังนี้

การทำชำระออนไลน์ (online payment) – ทำได้โดยการเชื่อมต่อ payment gateway และทำการตัดวงเงินโดยตรงผ่านระบบ
การทำชำระออฟไลน์ (offline payment) – การทำชำระในระบบแบบแมนนวล เมื่อแขกผู้เข้าพักได้ชำระเรียบร้อยแล้ว โดยสามารถระบุช่องทางการชำระได้หลายแบบ เช่น เครื่องรูดบัตร, เงินสด, การโอนชำระผ่านบัญชีธนาคาร

หมายเหตุ : ในขณะนี้ online payment (การชำระเงินผ่าน payment gateway) ยังไม่รองรับการให้บริการในประเทศไทย

Online payment – การชำระแบบออนไลน์

หากท่านต้องการทำชำระแบบออนไลน์ ท่านจำเป็นต้องทำการเชื่อมต่อระบบกับ payment gateway และสามารถแจ้งให้ทางเราช่วยเหลือในการเชื่อมต่อเพิ่มเติม (สำหรับกรณี payment gateway ที่ไม่สามารถเชื่อมต่อได้เอง) หรือหากท่านมีแอคเคาน์ของ Stripe ท่านจะสามารถเชื่อมต่อได้ทันที

เมื่อจะทำการชำระ ให้ไปที่แถบเมนู payment

ท่านจะสังเกตเห็น เลขสี่หลักสุดท้ายในบัตร, ชื่อของผู้ถือบัตร และฟังก์ชันเพิ่มเติม

เลือกที่ “option” และเลือก “charge card”

จะมีหน้าต่างแสดงจำนวนยอดชำระทั้งหมด หรือท่านสามารถกำหนดยอดชำระได้ตามต้องการ

**ท่านจะไม่สามารถเรียกเก็บยอดที่มากกว่ายอดชำระทั้งหมดที่แสดง**

Offline payment – การชำระแบบออฟไลน์

การทำชำระในระบบแบบแมนนวล เมื่อแขกผู้เข้าพักได้ชำระเรียบร้อยแล้ว โดยสามารถระบุช่องทางการชำระได้หลายแบบ เช่น เครื่องรูดบัตร, เงินสด, การโอนชำระผ่านบัญชีธนาคาร

เลือกการจองที่ต้องการทำชำระ แล้วไปที่แถบเมนู payment

1. เลือกเมนู +add manual payment transaction
2. เลือกเมนู “charge”
3. เลือกประเภทของการชำระ
4. ระบุรายละเอียด เช่น ชื่อผู้ทำชำระ
5. Associated folio – ในกรณีที่ในการจองนั้นๆ มี folios หลายฉบับ จึงจำเป็นต้องระบุการทำชำระนี้เพื่อให้แสดงใน folios ที่ต้องการ
6. ท่านสามารถแก้ไข/ระบุ จำนวนยอดชำระที่ต้องการ
7. เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ไอคอนเครื่องหมายถูกสีฟ้า เพื่อเป็นการบันทึก

หลังจากที่มีการบันทึกการทำ payment เรียบร้อยแล้ว รายการจะถูกบันทึกในแถบเมนู payment ดังภาพ

ดูวิธีการทำการคืนเงินในระบบ (refund payment) ได้ที่นี่

ดูใบบันทึกรายการการชำระค่าใช้จ่าย (folios) ได้ที่นี่